August 1, 2021

Orodja in karakteristike uspešnega vodenja podjetja

Uspešna podjetja imajo nekatere skupne karakteristike, po katerih jih hitro prepoznamo. Pogosto se že takoj pokaže, da imamo opravka z uglednim in uspešnim podjetjem, če ima urejene notranje razmere in optimizirane poslovne procese, predvsem če pri tem izkorišča potencial vseh orodij, ki jih ima na razpolago. Na konkurenčnem trgu se za veliko prednost lahko izkaže poslovna inteligenca, ki bo vsekakor naredila razliko, če jo znamo pravilno uporabiti.

V praksi se precej redko srečujemo z družbami, ki ta potencial res docela izkoriščajo. Sama po sebi poslovna inteligenca namreč še ne pomaga veliko, sploh če pod tem izrazom mislimo le zbirko podatkov, ki jo gradimo pri poslovanju. 

Praktično vsako podjetje zbira in hrani podatke o svojih strankah, partnerjih in konkurentih, a to še ni poslovna inteligenca. Da bi potencial tako pridobljenih podatkov zares izkoristili, moramo podatke pravilno hraniti in obdelovati, naposled pa seveda tudi uporabiti, da sploh imamo kaj od njih. Na srečo nam pri tem pomagajo nekatera orodja, ki jih v uspešnih podjetjih s pridom uporabljajo. Gre predvsem za orodja, ki olajšajo delo z večjimi podatkovnimi zbirkami, omogočajo enostaven pregled nad zbranimi informacijami, vpogled v shranjene dokumente, naposled tudi uporabo podatkov pri optimizaciji poslovnih procesov in sklepanju pomembnih poslovnih odločitev.

Takšnih orodij je več, vsako podjetje se mora odločiti za tiste rešitve, ki najbolj ustrezajo njihovim ciljem. Včasih potrebujemo le nekatera enostavna orodja, včasih pa je bolje, da se odločimo za celovit poslovni programski paket, ki bo delo s poslovno inteligenco močno olajšal.

Veliko lahko opravimo že z elektronskim arhivom

Nekatera orodja pridejo prav v praktično vsakem podjetju. To so enostavna računalniška orodja, s katerimi si poslovanje močno poenostavimo, imamo pa na voljo tudi druge koristne funkcije. Zelo pomembno vlogo ima pri uspešnem poslovanju s pomočjo dobre poslovne inteligence gotovo že učinkovito zbiranje in varno hranjenje pomembnih poslovnih dokumentov in drugih vsebin. To nam omogoča elektronski arhiv, ki je v prvi vrsti namenjen trajnemu shranjevanju dokumentov, ki jih moramo po predpisih ali zaradi lastnih interesov hraniti dlje časa. Seveda gre lahko za povsem preprost elektronski arhiv, ki poleg te funkcije ne ponuja kaj dosti - skrbi le za to, da so dokumenti v digitalni obliki varno shranjeni in ne zasedajo prostora na policah.

Naprednejši elektronski arhiv pa zmore še veliko več 

Že pri shranjevanju poslovnih dokumentov recimo lahko računamo na to, da bo možno datoteke varnostno kopirati na različne medije in shranjevati tudi v oblaku, ti postopki pa bodo večinoma kar avtomatizirani. Arhiv lahko sam pripravlja varnostne kopije pomembnih poslovnih dokumentov in drugih vsebin, ki bodo shranjene v različnih verzijah na različnih mestih.

Dodatna zelo pomembna prednost elektronskega arhiva, ki že posega na področje naprednejših dokumentnih sistemov, je možnost uporabe shranjenih podatkov. Dober arhiv nudi odličen pregled nad shranjenimi dokumenti, tako da hitro najdemo tiste vsebine, ki jih iščemo. Prav tako lahko običajno do teh datotek hkrati dostopa več uporabnikov, kar je še posebej pomembno pri dokumentaciji, ki se uporablja pri opravljanju dela. Elektronski arhiv bo morda omogočal tudi pripravo poročil in druge napredne funkcije pri obdelavi podatkov.

Poslovna inteligenca

Kako uspešna podjetja skrbijo za upravljanje odnosov s strankami?

Tudi upravljanje odnosov s strankami v veliki meri temelji na zbiranju, obdelavi in uporabi podatkov, ki jih imamo na voljo. K temu opravilu pristopimo premišljeno in sistematično. Svoje stranke moramo poznati, pridobivamo ključne informacije o njih, a ne posegamo v njihovo zasebnost. Če imamo nad podatkovno bazo dober pregled, bomo že z osnovnim naborom informacij lahko dosegli odlične učinke pri poslovanju.

Tako bo upravljanje odnosov s strankami lažje, predvsem pa učinkovitejše in uspešnejše na dolgi rok. Računamo lahko na to, da bo izkušnja na obeh straneh prijetnejša in bomo brez težav rešili vsako situacijo. Ker upravljanje odnosov s strankami zajema celo vrsto različnih opravil in obveznosti, je vedno imeti dobro podlago, na katero se lahko zanesemo. To pa je prav urejena in pregledna podatkovna zbirka, ki nam pomaga pri naslavljanju različnih vrst uporabnikov. 

Tu se pokaže velika prednost, ki jo ima pri poslovanju poslovna inteligenca znotraj pametnega poslovnega sistema. Pričakujemo lahko, da bo tak sistem močno poenostavil praktično vsako opravilo, ki ga zahteva upravljanje odnosov s strankami. Najbolj se to izkaže pri interakcijah, ki jih opravljamo na daljavo, sploh če se navezujejo na kakšna konkretna naročila, izdelke ali storitve. V trenutku imamo pred seboj vse potrebne podatke, recimo pri reklamacijah, vračilih in podobnih postopkih, pri katerih želimo strankam ponuditi kar najboljšo izkušnjo.

Izjemno vrednost pa ima upravljanje odnosov s strankami še pri trženju. Če imamo o svojih strankah na voljo dovolj podatkov in jih znamo tudi pravilno uporabiti, bomo lahko kupce segmentirali po različnih kriterijih, sistem bo kar sam oblikoval različne skupine, h katerim lahko pristopamo z različnimi tržnimi pristopi. Vse to temelji na dobri podatkovni zbirki ter na sistemu, ki omogoča uporabo takšnih podatkov in pomoč pri upravljanju odnosov s strankami.

Dokumentni sistem se izkaže za zelo vsestransko orodje

V osrčju vseh prizadevanj uporabe zbranih podatkov je podatkovna zbirka, ki jo sestavljajo informacije iz raznih virov. Veliko je dokumentov in datotek, ki jih moramo imeti v urejeni zbirki, po kateri bomo želeli brskati. To nam omogoča dokumentni sistem, ki se izkaže za izjemno vsestransko orodje. Pogosto je to kot funkcija vključeno v poslovni informacijski sistem, saj gre za kritična opravila, s katerimi bo poslovanje res veliko bolj učinkovito in uspešno.

Vsak dokumentni sistem nam že takoj ponuja kar nekaj uporabnih funkcij. Seveda predvsem to, da imamo dokumente zbrane na enem mestu in lahko po njih brskamo. Pri projektnem delu in podobnih nalogah je zelo pomembno, da lahko do dokumentacije hkrati dostopa cela ekipa, prav tako je včasih kritično hkratno delo na istih dokumentih in shranjevanje v različnih verzijah. Dober dokumentni sistem omogoča enostavno deljenje datotek, odpira pa še mnoge druge možnosti, ki jih lahko izkoristimo pri podatkovno podprtem poslovanju.

Katera podjetja potrebujejo dokumentne sisteme?

Najbolje se dober dokumentni sistem izkaže v večjih podjetjih, kjer imamo opravka z večjimi podatkovnimi zbirkami. Vseh teh informacij gotovo ne bomo mogli dobro izkoristiti, če ne moremo po njih neovirano brskati, razvrščati dokumentov in pripravljati različnih poročil. Na ta način dokumentni sistemi ponujajo bistveno bolj uporaben vpogled v poslovanje podjetja, stanje na trgu, značilnosti strank in konkurence ter na razna druga področja, na katerih je mogoče pridobiti konkurenčno prednost. Prav dokumentni sistem zato v mnogih poslovnih sistemih opravlja največ dela in ga najpogosteje neposredno uporabljamo, saj ga je možno dobro izkoristiti v različnih poslovnih procesih. Ne le pri neposrednem delu s samo poslovno dokumentacijo, temveč tudi pri nalogah, kot je vodenje kakovosti.

Vodenje kakovosti brez tveganja za napake

Običajno želimo vodenje kakovosti opraviti tako, da ne bo kakšnih tveganj za napake. Ravno zato te postopke vključimo v poslovne procese, da lahko zagotovimo visok standard pri proizvodnji izdelkov ali opravljanju storitev. Za vodenje kakovosti tako gotovo dobro skrbimo, a kaj, ko se ne moremo izogniti prav vsem napakam in tveganjem, sploh če za večino dela skrbimo sami. Kaj hitro se pripeti kakšna pomota ali nesporazum, tudi kakšna drobna napaka lahko vodi v pravo katastrofo. Zato teh nalog ni pametno prepuščati naključju, prav tako ne kadru, ki je lahko precej nezanesljiv. Raje se zanesemo na pomoč, ki se ne zmoti in nam je vedno na voljo - to so seveda poslovni informacijski sistemi, ki imajo funkcije za vodenje kakovosti.

V praksi se ti postopki v različnih podjetjih lahko precej razlikujejo. Vsako podjetje se seveda ukvarja s svojo dejavnostjo in na svoj način skrbi za visoko kakovost. Včasih je kritično to, da skrbimo za sledljivost materialov, ki jih pri delu uporabljamo, morda moramo poskrbeti za strokovno usposabljanje kadra, prav tako imamo pogosto opravka z inšpekcijami, testiranji in podobnimi nalogami. Vse to nam računalniški sistem lahko močno olajša, saj bo imel stalno v mislih prav vse obveznosti, ki nam jih nalaga vodenje kakovosti, ne da bi pri tem tvegali kakšne pomote, zamude ali napake. Zanesemo se lahko na to, da bomo vedno pravočasno opravili prav vse naloge, ki jih imamo pri zagotavljanju visokega nivoja kakovosti pri izdelavi izdelkov ali opravljanju storitev. Na to nas bo namreč opozoril računalniški sistem, ki bo morda tudi sam pomagal pri izvedbi kakšnih opravil, ki jih je možno avtomatizirati.

Tako ne bomo nikoli pozabili na pomembne opravke, predvsem recimo na datume in zahteve za obnavljanje certifikatov, podaljševanje kakšnih drugih potrdil ali pridobivanje novih. Pod nadzorom bomo imeli vse zahteve, ki vodijo do kvalitetnega končnega izdelka, ne da bi se morali sami ukvarjati s tem. Končna kakovost torej ni edini učinek, ki ga imajo računalniški sistemi za vodenje kakovosti - še veliko več je pogosto vredno to, da poenostavijo poslovne procese in odpravijo tveganja, ki bi jih sicer morali sprejeti. Končni rezultat je seveda višji kakovostni standard pri proizvodnji izdelkov oziroma opravljanju storitev, iz tega pa izhajajo še mnoge druge prednosti, ki so danes nujne za uspešno poslovanje podjetja na konkurenčnem trgu.

To so odlike sodobnih poslovnih sistemov, ki nudijo ambicioznim podjetjem mnoga orodja za poenostavljeno poslovanje. Prav s takšnimi rešitvami se podjetja postavljajo ob bok konkurenci na trgu in povsem možno je, da bo napreden informacijski sistem pravzaprav naredil največjo razliko, saj lahko močno nadgradi prakso poslovanja v dobro pripravljenem podjetju.